Zawieranie umowy spółki typu spin-off lub spin-out

Zakładając spółkę typu spin-off lub spin-out, najważniejszą rzeczą z punktu widzenia formalno-prawnego jest zawarcie stosownej umowy spółki (względem odpowiedniego kodeksu prawnego).
 
W przypadku spółki typu spin-out, umowa taka zawierana jest pomiędzy podmiotami planującymi powołanie spółki (nie włączając w to macierzystej uczelni wyższej), najczęściej pracownikami naukowo-dydaktycznymi, a także ew. inwestorem (np. funduszem typu Venture Capital). Z kolei w przypadku spółki typu spin-off, jedną ze stron umowy jest macierzysta uczelnia wyższa lub podmiot ją reprezentujący.
 
Powszechną praktyką jest reprezentowanie uczelni wyższej przez spółkę, będącą własnością uczelni i specjalnie stworzoną w celu zarządzania własnością intelektualną (zarząd powierniczy) na rzecz uczelni wyższej. Zwykle uczelnie wyższe mają własne, wewnętrzne uregulowania i dedykowane jednostki wspierające (np. inkubatory przedsiębiorczości oraz centra transferu technologii), które standaryzują procesy i formalne procedury zakładania spółek typu spin-off (posiadając także stosowane przez uczelnię wzory umów i regulaminy). W przypadku, kiedy uczelnia nie posiada jeszcze takich zasad, ramy współpracy uczelni ze spółką spin-off powinny zostać uregulowane w umowie spółki, w ramach następujących ustaleń:
 
·          spółka uniwersytecka obejmuje udziały w powstającej spółce spin-off, których wysokość zależy od wkładu uniwersytetu w jej powstanie (finansowego lub niefinansowego) oraz w dalsze funkcjonowanie;
o    uczelnie wyższe w swoich wewnętrznych regulacjach często zastrzegają minimalną wysokość udziałów w spółce, np. w wysokości co najmniej 20% (rzadko spotykaną praktyką jest obejmowanie przez uczelnie wyższą pakietu kontrolnego, tj. udziałów w wys. ponad 50%);
o    umowa spółki spin-off zwykle reguluje zyski ze sprzedaży udziałów w spółce oraz definiuje podmioty, które mogą takie udziały nabyć (nie chodzi tu o podział zysków spółki z bieżącej działalności, który to podział może, ale nie musi, znaleźć swój wyraz w umowie – w drugim przypadku, jest on przedmiotem rozporządzeń Zarządu spółki, należy tu zaznaczyć, że podział ten powinien odnosić się właśnie do zysków, raczej niż do przychodów od których spółka ponosi zmienne koszty; niemniej jednak praktyką w ramach odrębnych umów licencyjnych jest często ustanawianie odsetek od obrotu, tj. od przychodu, a nie zysku, jako podstawowej formy opłat licencyjnych);
o    możliwa jest również sytuacja, w której uczelnia wyższa przy zakładaniu spółki spin-off rezygnuje z przejęcia udziałów w spółce, wymagając np. uiszczania opłat licencyjnych lub ustalenia podziału zysku spółki (zapisy umówy spółki w dalszym ciągu wiążą w sposób formalno-prawny spółkę z jej macierzystą uczelnią wyższą, przez co nadal klasyfikuje się ją jako spin-off);
·          zasady podziału zysków uzyskanych z działalności spółki kształtowane są dowolnie i zależą w głównej mierze od wkładu (merytorycznego, infrastrukturalnego, użycia technologii będącej własnością uczelni) jaki wniosły obie strony (o ile uczelnia wyższa posiada udziały w spółce, może odstąpić od określania podziału zysku, jako że posiada wpływ na działalność spółki oraz na dysponowanie posiadanymi przez nią środkami);
o    podział zysków w spółce spin-off może również wynikać z odrębnej umowy licencyjnej między pracownikiem naukowym, a uczelnią wyższą – daje to możliwość normowania podziału zysków odrębnie dla każdego przedmiotu własności intelektualnej lub przemysłowej, wykorzystywanego w działalności komercyjnej (w takim przypadku w umowie spółki może, ale nie musi, znajdować się odpowiadający takiej sytuacji zapis);
·          zasady na jakich uczelnia będąca właścicielem przedmiotów własności intelektualnej lub przemysłowej udziela praw do korzystania z nich przez osobę uprawnioną (prawną lub fizyczną), czyli licencji;
o    jak wskazano wyżej, strony mogą również zawrzeć osobną umowę licencyjną, co umożliwia uczelni przekazywanie odrębnych licencji na odmiennych zasadach na korzystanie z różnych przedmiotów własności intelektualnej (zawieranie wielu umów licencyjnych przy długoterinowej współpracy może jednak okazać się kłopotliwe);
o    twórcy, który zostaje zatrudniony w spółce spin-off lub staje sie jej udziałowcem, nie przysługuje co do zasady prawo do jakichkolwiek korzyści uzyskanych z komercjalizacji przedmiotu własności przemysłowej poza prawem do części zysku spółki i wynagrodzeniem, jakiej w niej otrzymuje (jest to związane z regulacjami wewnętrznymi uczelni w zakresie zarządzania jej własnością intelektualną, którą stanowią także wyniki badań zatrudnianych pracowników w myśl odpowiednich uczelnianych regulaminów zatrudnienia);
 
Ponadto, umowa powstającej spółki typu spin-off powinna zawierać zapisy regulujące:
·         sposób reprezentacji i podejmowania decyzji o działalności spółki (w tym w zakresie komercjalizacji wyników badań naukowych i własności intelektualnej uczelni), na który zwykle macierzyste uczelnie wyższe mają wpływ;
o    możliwy jest jednoosobowy sposób wyrażania woli spółki przez osobę zatrudnioną na stanowisku Prezesa Zarządu, np. założyciela spółki, jako jedynego reprezentanta (w takim przypadku, przedstawiciel uczelni zwykle znajduje się w organach nadzorczych spółki);
o    możliwy jest także jednoosobowy sposób wyrażania woli spółki przez osobę zatrudnioną na stanowisku Prezesa Zarządu oraz niezależnie Wiceprezesa Zarządu (w takim wypadku przedstawiciel uczelni wyższej może pełnić rolę w organach zarządczych);
o    możliwe są również dowolne, inne kombinacje, np. wieloosobowy sposób reprezentacji, wymagający podpisu zarówno Prezesa Zarządu jak i Wiceprezesa Zarządu, które to stanowisko obejmuje np. przedstawiciel uczelni wyższej);
·         zasady zatrudniania pracowników w spółce zgodnie z zasadami zatrudniania pracowników na uczelni wyższej – pracownicy naukowo-dydaktyczni oraz pracownicy administracyjni uniwersytetu zatrudnieni na pełny etat nie mogą być zatrudnieni w spółce spin-off (zagrożenie podwójnego finansowania)
o    należy podkreślić, że w związku z zapisami ustawowymi regulującymi działanie uczelni wyższych niemożliwe jest zatrudnienie w pełnowymiarowym etacie pracownika naukowego lub naukowo-dydaktycznego przez społkę (zarówno spin-off lub spin-out), co jednak nie wyklucza posiadania przez niego udziałów w spółce oraz pełnienie funkcji w organach zarządczych i/lub nadzorczych spółki; władze uczelni w ramach regulacji promujących przedsiębiorczość akademicką i powoływanie spółek typu spin-off starają się jednak stwarzać rozwiązania wspierające (np. programy urlopowe, regulaminu umożliwiające łączenie pracy etatowej na uczelni z zatrudnieniem w częściowym wymiarze etatu, etc.)
·         dodatkowe ustalenia, takie jak np. wykorzystywanie (bezpłatne lub odpłatne, w ramach określonych warunków) infrastruktury akademickiej do prowadzenia działalności spółki (takie ustalenia mogą być również przedmiotem odrębnych umów dwustronnych)
·         a także wszelkie inne zapisy umowne spółki, wymagane zgodnie z kodeksem cywilnym lub handlowym, względem formy prawnej zakładanej spółki
ze względu na nieograniczoną odpowiedzialność spoczywającą na osobach prowadzących działalność gospodarczą względem zaciągniętych zobowiązań wobec stron trzecich w przypadku działalności gospodarczej osoby fizycznej lub spółki cywilnej funkcjonującej w oparciu o kodeks cywilny, taka forma prawna komercjalizacji wiedzy i działalności innowacyjnej (w sposób szczególny związanej z ryzykiem niepowodzenia) jest odradzana na korzyść spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która funkcjonuje w oparciu o kodeks handlowy